ビジネスメールの書き方は、社会人が初めに身につけるべきスキルの1つです。
取引先への案内や社内での情報共有等で毎日のようにメールを書いている人も多いと思います。
対面や電話で直接話すのと違って、メールは文面だけで相手を判断することになります。そのため、もっともマナーや気遣いが重要なツールでもあります。
しかし、印象を左右する重要なスキルでありながら、メールの書き方は研修でも教わらないことも多いですよね。
基本でありつつも基本的でありすぎるがゆえに、わざわざ研修プログラムに組み込まれていないのです。
この記事では、社会人の基本スキルである「ビジネスメールの正しい書き方」について、小手先のテクニックではない本質的な考え方をお伝えします。
テンプレートや小手先のテクニックはネット上に溢れています。しかし、大事なのは「なぜそういう書き方をするのか」という本質の部分です。
小手先のテクニックでは、その場はやり過ごすことができても、シーンが変われば通用しません。一方で「本質」を学べば、どんなシーンにおいても適切な文章が書けるようになります。
ぜひこの記事を通して一生使える「ビジネスメールの本質的な書き方」を学んでください。
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【ビジネスメールとは？ 普通のメールとの違いは？】
ビジネスで書くメールと、友達や親に送るメール。同じメールですが、そこには大きな違いがあります。
ビジネスメールとは一言でいうと、「接客」です。
・相手に対する思いやり
・簡潔かつわかりやすい提案
接客とビジネスメールにはこうした共通点がいくつもあります。また、接客が上手な人はビジネスメールも非常に上手だと言われます。
気心知れた家族や友人に対しては接客的な意識は必要ありません。しかし、ビジネスメールにおいては接客的な視点で考える必要があります。ビジネスメールも接客業同様に型に沿った流れで行われます。例としては、
「またお待ちしております」の代わりに「よろしくお願いしたします」。
といった感じです。
ビジネスメールは接客です。良い接客が良いビジネスメールだと捉えておいてください。
【ビジネスメールの正しい書き方｜押さえるべき本質はマナーと気遣い】
ビジネスメールの書き方で調べると、何百ものテクニックが出てきます。
しかし、ビジネスメールを書く上で大事なのは、小手先のテクニックではありません。本質的なポイントは「マナー」と「気遣い」です。
ビジネスメールとは接客業だと伝えしましたが、「マナー」と「気遣い」も接客に通じますよね。この2つについて押さえておけば、シチュエーションに左右されず、どのようなビジネスメールでも書けるようになります。
それぞれ具体例を解説していきます。
【ビジネスメールで知ってきたい6つのマナー】
ビジネスメールにはマナーがあります。接客業にはお店独自の「接客7大用語」があるように、ビジネスメールにも必ず押さえておきたいマナーが6つあります。
・署名の書き方
・件名のつけ方
・to、cc、bccの使い分け
・正しい言葉遣い
それぞれ解説します。
・宛名の書き方
メールの本文の最初には、宛名を書きます。「〇〇様」といった感じですね。
書き方はフォーマットとして一般化されています。
・部署名
・〇〇様
これだけです。担当者まではっきりしない場合には、部署名に「御中」を付けます。「〇〇株式会社 営業部御中」という感じです。
〇〇様御中という書き方はNGです。個人名には御中は付けませんので間違えないようにしましょう。
宛名を書いたら、「いつもお世話になっております。〇〇株式会社営業部の〇〇です。」といった文言で内容を書き始めます。
・署名の書き方
メールの最後には署名を書きます。署名とは送り主側の情報のことです。自分が何者であるかを書いておくことはビジネスメールに必須のマナーです。
署名は以下のような構成で書きます。
・部署名
・名前
・会社の住所
・会社の電話番号
・会社のファックス番号
・連絡の取れるメールアドレス
・会社のホームページ
署名をいちいち書くのは面倒なので、辞書登録やテンプレートで保存しておいてすぐに呼び出せるようにしておきましょう。また、メールソフトによっては自動で入力できる方法もあります。
・件名のつけ方
件名の長さは20字程度に収めます。タイトルを見ただけで内容が理解できるようにしましょう。
たまに件名なしで送る方がいますが、それはマナー違反です。必ず簡潔に内容がわかるように件名を入力します。
また、メールのやり取りをする中で返信の「re;」マークがタイトルに加わっていきます。それを消すべきかどうかで悩む方も多いですが、基本的にはついたままで構いません。
タイトルが変わってしまった方が相手に混乱を生む可能性があるからです。
とは言え、表示されるタイトルが「re」しか表示されなくなった場合は適度に消去した方が良いでしょう。内容や日付が変わった場合にも、新しいタイトルに変更するなどして対応します。
重要なのは「相手がわかりやすいかどうか」です。そこを意識するようにしましょう。
・to、cc、bcc の使い分け
メールを送る際、相手のアドレスを入力する場所として、「to」「cc」「bcc」の3つがあります。それぞれの違いを理解しておかないとトラブルになりますので気をつけましょう。
cc ：メールを送ったことを情報共有する人を入れる(当人にも表示される)
bcc：ccと同様の役割だが、表示されない
ccだと全員にそれぞれのアドレスが表示され、bccでは表示されません。
そのため社内であればccでも大きな問題は起こりにくいですが、社外の方も含める場合だと大きな問題に発展してしまいます。
メールアドレスは個人情報です。ビジネス上は特に厳重に扱わなくてはなりません。マナーとしては以下のことを覚えておきましょう。
・社内で複数人に送る場合：自分のアドレスをtoに入れて、メールを送るメンバーはccに入れる
・社外の人に送る場合：相手のアドレスをtoに入れて、社内メンバーはbccに入れる
また、ccで一斉送信をする場合、toに誰のアドレスも入れないと迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があります。
そのため、ccやbccを使って複数人に送る場合は、toに自分のな目を入れることを忘れないようにしましょう。
・正しい言葉づかい
正しい言葉づかいは、メールに限らずビジネスの全てのシーンにおいて非常に重要な要素です。
新社会人の方にとっては、これまで使ったことがない言い回しで慣れない部分も多いと思います。ですが、これからビジネスパーソンとしてやっていく上では必ず必要なことです。
自分は気づかなくても、周りはあなたのミスや非常識さに気付きます。指摘されることはなくても、言葉遣いを間違えるだけで自動的に評価は下がってしまうのです。
しっかりと正しい言い回しを口に覚えさせ、使いこなせるようになりましょう。
【ビジネスメールで重要なのは相手を気遣うこと】
ビジネスメールのマナーを覚えただけでは十分ではありません。結局のところ全ては「気遣い」です。相手を気遣うことで良いビジネスメールを書くことができます。
メールというものは「相手の時間を奪う行為」です。通知が来ると仕事が中断されますよね。せっかく集中して仕事をしていたのに、メールが来ることで時間を奪われます。はっきり言うと仕事の邪魔なのです。
メールを送る上で大前提として「相手の邪魔をしている」と言うことを認識しましょう。その上で、相手に失礼のない、不快な気持ちにさせないようなメールを書くことが重要です。
では、具体的にどのような気遣いをすれば良いのでしょうか？ 事例別にご紹介します。
・相手は長々とした文章を読みたくない
メールは相手の邪魔をする行為。それならば、せめて簡潔で読みやすい文章にした方が良いかなと思いますよね。それは1つの大切な気遣いです。
読みやすい文章になっているかどうか確認しましょう。
このようなことを意識して書くと良いでしょう。
・忙しいときは早く用件や結論を知りたい
長々とした挨拶や近況報告から入るメールを見かけます。相手との関係構築のためにわたくし事を挟んでいるのかもしれませんが、相手は時間がありません。早く用件を言ってほしいと思っています。
メールは相手の時間を奪うもの。その前提に立てば、相手への気遣いで大事なのは「先に結論を言うこと」です。読み進めるまで何についてのメールかわからない状態ではいけません。
1つ例を挙げます。
① ある日、おばあさんが川で洗濯をしていると、「どんぶらこ〜どんぶらこ〜」と桃が流れてきました。そしておばあさんは……
② これは桃から生まれた桃太郎が、鬼が島に住む悪い鬼を退治する話です。
圧倒的に後者の方が話が早いですよね。ビジネスにおいては無駄を省くことが正義です。
まずは、用件や結論を書いて、相手に「このメールは何についてのメールです」と意識づけさせましょう。それから、詳細を書いていきます。
このように結論から伝えることで、相手の時間を奪わずに済みます。メールは結論から書くといいますが、先に書く本質的な理由をわかっておきましょう。
・メールを開かないと内容がわからないのは不便
仕事のメールは1日に何通も届きます。中には重要なものもありますが、そうでもないものもあります。結局、件名から判断してメールを開くかどうかを決めますよね。
そのため、送る側としては件名のつけ方も重要になります。基本としては、件名の長さは20文字以内に収めることを覚えておきましょう。あとは相手の時間を奪わないための気遣いです。
よく「〜について」と言う件名を見かけますが、理想としては、
「〜についてお教えください」
のように、詳しく内容を伝えましょう。
また、重要なものは【重要】、返信が必要なものは【要返信】のような文言を最初につけることで、相手も確認しやすくなります。
・何回もメールの往復をするのは面倒
友達とのメールであれば「今ちょっと時間ある？」のような内容のものを送ることもあります。相手からの返事を待って、本来の内容を話し始めるというパターンです。
しかし、ビジネスメールではNGです。メールの確認というのは相手の仕事を邪魔する行為だと何度も伝えていますが、
「今大丈夫ですか？」
「どうぞ」
というメールのやり取りは2通分の無駄です。この場合、「どうぞ」と伝えた相手は、2通目が届くまでの間ずっと気にしていなければいけません。
相手の時間を奪わないために無駄なメールはやめて、1通で要点をしっかりと伝えましょう。
・どういう行動を求めているのか明確に提示してほしい
ビジネスメールには、ただ確認だけしておいてほしいものもあれば、返信が必要なものもあります。
返信不要の場合はその旨を書き足しておくのも相手への気遣いです。
「特に問題がなければ、ご返信をいただくには及びません。」
「何かご不明な点などございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。」
このような文言を追加しておくのも良いでしょう。
ビジネスでは、メールに限らず相手の立場に立った行動をすることが重要です。
・相手の時間を奪うことを踏まえた上での配慮
・ストレスや不快を与えない内容
そうしたことを意識すれば、自然と良いビジネスメールを書けるようになります。
【スキルをつけるための独学は、ビジネス学習動画がおすすめ】
ビジネスメールの書き方や本質についてしっかりと教えてくれる会社はほとんどありません。基礎的なスキルであるにも関わらず、会社でも学校でも教えてはくれないのです。
社会に出た以上、より高いビジネススキルが求められますし、そこで仕事の評価も決まります。しかし、学校も会社も実際にビジネススキルを教えてはくれません。
この記事に辿りついた皆さんのように、自分で課題を見つけて自分で学んでいかなくてはいけないのです。
ビジネスメールの書き方はビジネスの基本中の基本です。レベル感で言うとまだレベル1程度です。今後皆さんは、さらに多様なビジネススキルを磨いていかなくてはいけません。
営業スキル、マーケティングスキル、会計スキル……。会社は仕事での結果を求めますが、そのためのこうしたスキルは教えてくれないのが現実です。
では、この先どうやってビジネススキルを高める勉強をしていけばいいのでしょうか？ ビジネススキルを高めるための勉強法は大きく分けて3つあります。
多くの方は、ビジネスの勉強といえば「ビジネス書で学ぶ」という方法を思いつくのではないでしょうか？
しかし、もっとも効果が高くコスパが良いのは「ビジネス系動画サイト」で学ぶことです。
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ビジネス系の動画サービスはここ数年で出てきた新しい勉強方法ですが、非常に優れたサービスだと感じています。
ビジネススキルは会社でも学校でも教えてくれません。教わるものではなく、自分から学びにいくものなのです。会社で働いているだけで磨けるものではなく、自分で学んでレベルアップしていく必要があります。
この記事を読んでいただいている方は、自分に足りないスキルを理解して克服しようとしている非常に優秀な方だと思います。
「もっともっとビジネススキルを高めて活躍したい」と考えていらっしゃるのではないでしょうか。
そんな方にとって、ビジネス系動画サイトは非常に役立つサービスになるはずです。以下の記事でおすすめのサービスを3つ紹介しています。ぜひ今後のビジネススキルを磨くために活用してみてください。
この記事が少しでも参考になれば幸いです。
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