議事録を取る仕事を任されたけど、どうやったら良いか全くわからない。
この記事ではそんな悩みを解決します。新人の仕事として任されることの多い会議の議事録ですが、上手に作れなくて困っている人も多いのではないでしょうか？
会社では毎週いくつもの会議が行われ、その度に議事録が必要になります。
しかし、会社で議事録の作り方を教えてくれるところはほとんどありません。
そのため、正しい議事録がどういうものか知らないまま、なんとなく議事録を作っている人も多いと思います。
議事録は議事録を作る人だけに必要なものではありません。話の要点を理解し、情報を整理するスキルは全てのビジネスマンに必要なスキルです。
ぜひこの記事で議事録の上手な作り方を学んでいってください。
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【議事録を取る目的｜何事も目的を把握することでやるべきことがわかる】
議事録の取り方をお伝えする前に、まず何のために議事録が必要なのかを理解しておきましょう。
議事録の取り方がわかっていない人の多くは、形式ばかり気にして本来の目的を理解していません。そのため、的外れな議事録を作ってしまうのです。
議事録を作る目的は2つあります。
- 会議に参加した人が内容をおさらいするため
- 会議に参加していない人へ情報を共有するため
これが議事録を作る本来の目的です。
会議に参加した人にとっては、
「内容の整理、決定事項の確認、共通認識、タスクの確認、次回の日程把握」
これらを把握するのに役立ちます。
会議に参加していない人が、会議の内容を把握する手段は議事録しかありません。
「議題の項目、決定事項とその経緯の確認、今後の方針確認」
非参加者にとってもこのようなことが確認できるようにする必要があります。
議事録の目的を把握していないと誰の役にも立たないものが出来上がってしまいますので、まずは目的をはっきりと認識しましょう。
【議事録の基本的な取り方】
・議事録とは
議事録とは、「会議内容を要約した記録」のことです。しかし、単なる記録だけでなく、情報共有や決議事項を明確にするという役割もあります。
つまり、議事録は「みんなが未来を見て歩き始めるための地図」とも言えます。ただの記録ではなく、グループ全体が未来に向かうための地図だと思って作成しましょう。
良い議事録には以下のような特徴があります。
逆に、ぱっと見でわかりにくいものや、何が決まったのかはっきりしないもの、なぜそのような決定になったのかが議事録からはわからないようなものは良い議事録とは言えません。
書き方としては、文章よりも箇条書きなどの方が見やすさが向上します。わかりやすくするためにカッコや表の挿入、色の使い分けをするのもコツです。
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・議事録に書くべきこと
議事録のフォーマットについては後述しますが、簡単に説明しておくと、
・参加者の主張、根拠
・決定事項、各自が取るべき行動、期限
についての明確な記録を作るという作業になります。
・議事録作成者がすること
議事録作成者の仕事は大きく2つの行動に分けられます。
会議中は話を聞きながら手書きでメモを取るのが基本です。一言一句逃さずに書こうとしても追いつきませんので、重要なポイントや数値だけをキーワードでメモしていきます。
会議が終わると、実際に議事録を作る作業になります。メモや資料をもとに会議の内容をわかりやすく整理していく作業です。
といったことについて整理していきます。議事録は基本的にWordで作ります。メールで送る際も、メール本文に直接書くのではなく、Wordで作ったものを添付するようにします。
まとめると、
これが「議事録の基本的な作り方」です。
【議事録が上手に取れない人の3つの原因】
議事録が上手に作れないという人は、議事録を作る方法を知らないだけかもしれません。
・情報を上手に整理する方法がわからない
・書き方の様式がわからない
これらを把握していない状態では、良い議事録は書けません。
議事録を作るということはただ単にメモを取ることではなく、一種のビジネススキルです。とは言え、パターンを覚えればすぐにでも身につくスキルです。
これから上手な議事録の作り方を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
【議事録の取り方がわからない｜初心者でも上手に作るコツを解説 】
上司からOKがもらえる議事録とは、概ね以下の3つの条件を満たすものです。
・重要なことが漏れていない：決定に至った経緯や根拠も明確
・具体的な行動が明確：いつまでに何をどうするのかを全員が認識できる
ここを意識した議事録を作りましょう。そのためには、
これらが求められます。議事録作りは、まずこの3つの要素で考えることがポイントです。
・議事録の基本的な型（フォーマット）を知ろう
議事録は、基本的にフォーマットに沿って作っていけば問題ありません。そのフォーマットさえ知っておけば、会議内でどのようなことをメモに取り、その後どのように編集していけば良いかわかります。
議事録にはクリエイティビティは求められていません。形式の方が重んじられるため、フォーマットに沿って作ればOKなのです。
議事録は以下の形式に沿って作ります。
・日時、場所、参加者
・概略と決定事項
・詳細内容
・次回日程
まずは会議のテーマをタイトルにします。会議内で複数のテーマについて話した場合は、それぞれのテーマについて概略と詳細の欄で記載します。
テーマごとに1枚ずつ作るのではなく、会全体で1枚の議事録を作るイメージで適切なタイトルをつけましょう。
続いて、日時と場所、参加者です。参加者については、役職の高い順に記載していくのがマナーです。また、企業間の会議の場合は、相手側の企業から先に書きます。
そこから内容に入っていきます。わかりやすい文章は結果を先に述べます。第一見出しでは以下の3つを簡潔に述べます。
・決定事項は何か？
・実際にどのようなことをいつまでにすることになったのか？
第1見出しだけ見れば会議の内容が簡潔にわかるようにします。そして、第2見出しにて会議の詳細を書き入れていきます。
・どのような提案がなされたか？
・その根拠はどのようなものであったか？
・決定に至った背景にはどのような議論がなされたか？
そして最後に、取次事項や次回会議の日程について書きます。これが基本的な議事録のフォーマットです。
・会議中に何をメモにとるか
議事録の目的は、会議の内容を整理して伝えるということです。「伝え方（ゴール）」はフォーマットとして固まっているため、それに沿って作成します。
そのため、会議中はフォーマットに書く内容をイメージしながらメモを取っていくとスムーズです。
具体的には、
・議題は何か？
・どのような提案がなされたか？
・その根拠はどのようなものであったか？
・結論に到るまでにどのような話の展開があったか？
・決定に至った背景にはどのような議論がなされたか？
・決定事項は何か？
・実際にどのようなことをいつまでにすることになったのか？
・次回開催日時
これらを会議前にメモのフォーマットとして用意しておきます。会議中は話を聞きながら各欄を埋めていくという作業をすると良いです。
よくある間違いとして、議事録は決定事項だけで書いてあれば良いと考える人がいますが、そこに至った経緯や理由、数値も重要になることを覚えておきましょう。
また、会議内の発言を、一言一句書いていては間に合いません。マインドマップやロジックツリー、簡単な図式などでメモをしていきましょう。
新人の場合は、議題についての知識が不足している場合もあります。共通認識の不足やズレがあると、誤った議事録を作ってしまいかねません。
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議題についての基礎知識をしっかり学んでから会議に臨むことも重要ですし、わからないところはメモに残しておいて、必ず会議後に上司に確認するようにしましょう。
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・メモから議事録を作成する方法
会議中のメモの取り方はある程度理解できたでしょうか？
フォーマットを作って会議に臨むだけでも、これまでの議事録とは比べものにならないくらい立派なものが作れるはずです。
会議後には実際に議事録を作っていきます。作り方としては、フォーマットに沿って情報を整理していくことが基本になります。フォーマットに落とし込んだら以下のチェックポイントを自分で確認してみましょう
会議自体は一部の人間で行われますが、決まった内容については会議に参加していない人も含めた全員で共有する必要があります。
冒頭でも述べましたが、議事録は「みんなが未来を見て歩き始めるための地図」としての役割もあります。そのため、わかりやすい内容に仕上げることを特に意識して仕上げていきましょう。
会議の内容を全て書き連ねていくだけでは、わかりやすい議事録にはなりません。情報の取捨選択や補足などを加えて、誰もが明確に次の行動を理解できるかを意識して作ってみましょう。
・当日中に仕上げて上司に提出する
議事録は当日中または翌日までに作成するのが基本です。特に上司のチェックをもらわなければいけない場合は当日中に仕上げる必要があります。
議事録の作成に何日もかかっていたら、仕事が遅いというレッテルを貼られてしまいます。議事録は会議に参加した人だけでなく参加していない人にとっても必要なものです。
スピード感を持って作成するためにも、フォーマットを押さえて迅速に作っていきましょう。
【優秀なビジネスパーソンがやっているビジネスの勉強法】
以上が、上手な議事録の作り方でした。議事録は会議内容を社内に伝達する上で非常に重要なものです。しかし、その作り方を正しく教えてくれる会社はほとんどありません。
「新入社員でいきなり議事録を任せられたけど、やり方は教えてくれないなんてひどい」と思いますよね。だけど、それは議事録の作り方に限ったことではないのです。
会計、マーケティング、マネジメント…。これから仕事をする上で必要な知識やスキルは山ほどあります。仕事がデキる社会人になるためにはどれも必要ですよね。
しかし、こうしたスキルについても会社は基本的に教えてくれません。
もちろん、普段の仕事の中で学びや気付きを得て成長できる機会もあります。在職期間が長ければ役職も上がって成長できているようにも思えるでしょう。
しかし、それだけでは「明確な自分のビジネススキル」と言えるものは身についていきません。結果として市場価値も上がらないのです。
議事録の作り方に限らず、これからどうやって仕事をしたら良いかわからない場面にたくさん出くわすでしょう。
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教わっていないからと言ってずっと出来ないままではあなたの評価は下がる一方です。
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ビジネススキルを身につけるためには、ビジネスについての体系的な知識を学ぶ必要があります。
社会に出たばかりのあなたは、まだビジネスというものの全体像も見えていませんよね。どんなスキルがあって何を学べば仕事がデキる人間になれるか。それを知るためにはビジネスについての体系的な知識が必要です。
私は書店員時代からビジネス誌担当として、ビジネスの情報収集や学び方について研究してきました。そして、自分なりにもっとも効果のある方法がわかりました。
ビジネススキルを学べる動画サイトには、
・イラストや図解が多用されるので書籍よりもわかりやすい
・ビジネス系のセミナーに行くよりも安く学べる
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仕事の本を選ぼうと書店に行っても、どの本を選んだら良いのかわかりませんよね。ビジネス動画サイトならスキルごとにカテゴリが分かれているので、自分に必要なスキルについて学ぶことが出来ます。
営業職の方なら営業に必要なスキルを、総務や経理職の方ならその仕事に必要なスキルを学ぶことができる。
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まさに、自分の仕事の成果に直結するビジネススキルが学べる方法なのです。
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なかなか自分の仕事に直結するスキルをピンポイントで学べる最適な方法ってないんですよね。これまでは本を読んで勉強していましたが、正直読んで終わりという状況が多くありました。
しかし、動画サイトで学び始めてからは、明らかに「明日の仕事で使える考え方やスキル」が学べるようになりました。動画コンテンツというのは非常に効率的なビジネスの学び方だと言えます。
「売上を上げるための考え方の型」や「伝わるプレゼンテーションのルール」といった具/体的なスキルを勉強したら自分がどう変わると思いますか？
仕事が出来るようになって周りに認められるでしょう。今までわからなかった仕事のコツがわかるので、自分に自信が持てるはずです。
さらに、自信がついて周りからの信頼も感じられれば、仕事に行くのが楽しくなるかもしれません。
逆に、いつまでも仕事の仕方がわからずにうだつの上がらない社会人でいたくないですよね。自分で勉強をしなければ、30代や40代になっても自信が持てず誰からも信頼されないままです。成果が出せなければ市場価値も上がらないので、人生が詰みます。
私はビジネスを学ぶならビジネス動画サイトをおすすめします。実際に使ってみた感想などを以下の記事で紹介していますので、今より仕事の出来る人間になりたいという方はこちらもご覧ください。
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