議事録の取り方がわからない|下手な人の特徴と上手な作り方のコツを解説

議事録の取り方がわからない|下手な人の特徴と上手な作り方のコツを解説ビジネススキル/仕事術
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議事録を取る仕事を任されたけど、どうやったら良いか全くわからない。

 

この記事ではそんな悩みを解決します。新人の仕事として任されることの多い会議の議事録ですが、上手に作れなくて困っている人も多いのではないでしょうか?

会社では毎週いくつもの会議が行われ、その度に議事録が必要になります。しかし、会社で議事録の作り方を教えてくれるところはほとんどありません。そのため、正しい議事録がどういうものか知らないまま、なんとなく議事録を作っている人も多いと思います。

 

普段はそれでやり過ごせていても、大きめの会議などでは議事録は非常に重要な情報共有手段となります。しっかりとした議事録の作り方を知っていないと、多くの社員に迷惑をかけることになります。また、自分の評価を下げることにもつながります。

議事録は議事録を作る人だけに必要なものではありません。話の要点を理解し、情報を整理するスキルは全てのビジネスマンに必要なスキルです。

 

ぜひこの記事で議事録の上手な作り方を学んでいってください。

 

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【議事録の基本的な取り方】

【議事録の基本的な取り方】

 

議事録とは、「会議内容を要約した記録」のことです。単なる記録だけでなく、情報共有や決議事項を明確にする役割もあります。

 

議事録には重要な役割があるとは言え、忘れてはいけないのは「議事録はツールでしかない」ということです。

議事録は会議が前提です。そして、そもそも会議の目的を考えてみると、方針の決定だったり、改善方法の検討だったりするわけです。つまり、議事録は「みんなが未来を見て歩き始めるための地図」とも言えます。ただの記録ではなく、未来に向かう地図だと思って作成しましょう。

 

議事録のフォーマットについては後述しますが、簡単に説明しておくと、

・議題
・主張と根拠
・取るべき行動

について明確に記載されたものを作るという作業になります。

 

「何についての会議か?」
「決まったことは何か?」
「どういった話があったか?」
「具合的な行動は何か?」

といったことについて整理していきます。

 

議事録の実際の取り方は、大きく2つの行動に分けられます。

 ① 会議中にメモを取る
 ② 会議後に情報を編集してまとめる

会議中は話を聞きながら手書きでメモを取るのが基本です。一言一句逃さずに書こうとしても追いつきませんので、重要なポイントや数値だけをキーワードでメモしていきます。

 

会議が終わると、実際に議事録を作る作業になります。メモや資料をもとに会議の内容をわかりやすく整理していく作業です。議事録は基本的にWordで作ります。メールで送る際も、メール本文に直接書くのではなく、Wordで作ったものを添付するようにします。

 

書き方としては、文章よりも箇条書きなどの方が見やすさが向上します。わかりやすくするためにカッコや表の挿入、色の使い分けをするのもコツです。

 

まとめると、

・会議の中で重要な要素をメモしていく
・議事録のフォーマットに合わせて情報を整理して構築していく
・Wordを使って、わかりやすく見やすい議事録になるよう調整する

これが「議事録の基本的な作り方」です。

 

 

【議事録が上手に取れない人の3つの原因】

【議事録が上手に取れない人の3つの原因】

 

議事録が上手に作れないという人は、議事録を作る方法を知らないだけかもしれません。

・会議中に何をメモするか
・書き方の様式
・情報の整理方法

これらを把握していない状態では、良い議事録は書けません。議事録を作るということはただ単にメモを取ることではなく、一種のビジネススキルです。

 

とは言え、パターンを覚えればすぐにでも身につくスキルです。これから上手な議事録の作り方を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

 

【議事録の取り方がわからない|上手な作り方のコツを解説 】

【議事録の取り方がわからない|上手な作り方のコツを解説 】

 

良い議事録とは、概ね以下の3つの条件を満たしたものだと言えます。

・結論が一瞬でわかる:最初に結論が一目でわかる
・重要なことが漏れていない:決定に至った経緯や根拠も明確
・具体的な行動が明確:いつまでに何をどうするのかを全員が認識できる

こういった議事録を作れるようになりましょう。

 

そのためには、

・議事録の基本的な書き方(フォーマット)
・会議内でのメモの取り方
・メモを編集して議事録に仕上げる力

が求められます。議事録作りは、まずこの3つの要素で考えることがポイントです。

 

・議事録の基本的な型(フォーマット)を知ろう

議事録は、基本的にフォーマットに沿って作っていけば問題ありません。そのフォーマットさえ知っておけば、会議内でどのようなことをメモに取り、その後どのように編集していけば良いかわかります。

議事録にはクリエイティビティは求められていません。形式の方が重んじられるため、フォーマットに沿って作ればOKなのです。

 

議事録は以下の形式に沿って作ります。

・議題
・日時、場所、参加者
・概略と決定事項
・詳細内容
・次回日程
これが基本となるフォーマットです。

まずは会議のテーマをタイトルにします。会議内で複数のテーマについて話した場合は、それぞれのテーマについて概略と詳細の欄で記載します。テーマごとに1枚ずつ作るのではなく、会全体で1枚の議事録を作るイメージで適切なタイトルをつけましょう。

続いて、日時と場所、参加者です。参加者については、役職の高い順に記載していくのが通例です。また、企業間の会議の場合は、相手側の企業から先に書いていくのが礼儀です。

 

そこから内容に入っていきます。わかりやすい文章は結果を先に述べます。

・課題は何か?
・決定事項は何か?
・実際にどのようなことをいつまでにすることになったのか?

この3点を最初に述べます。

 

その後で会議の詳細を書き入れていきます。

・結論に到るまでにどのような話の展開があったか?
・どのような提案がなされたか?
・その根拠はどのようなものであったか?
・決定に至った背景にはどのような議論がなされたか?

これらが議事録として残しておくべき事項になります。

 

そして最後に、取次事項や次回会議の日程について書きます。

これが基本的な議事録のフォーマットです。

 

・会議中に何をメモにとるか

議事録の目的は、会議の内容を整理して伝えるということです。「伝え方(ゴール)」はフォーマットとして固まっているため、それに沿って作成します。そのため、会議中はフォーマットに書く内容をイメージしながらメモを取っていくとスムーズです。

具体的には、

・日時、場所、参加者
・議題は何か?
・どのような提案がなされたか?
・その根拠はどのようなものであったか?
・結論に到るまでにどのような話の展開があったか?
・決定に至った背景にはどのような議論がなされたか?
・決定事項は何か?
・実際にどのようなことをいつまでにすることになったのか?
・次回開催日時

これらをメモのフォーマットとして用意しておき、会議中は話を聞きながら各欄を埋めていくという作業をすると良いです。

 

よくある間違いとして、議事録は決定事項だけで書いてあれば良いと考える人がいますが、そこに至った経緯や理由、数値も重要になることを覚えておきましょう。

また、会議内の発言を、一言一句書いていては間に合いません。キーワード抽出や図式化で内容を記録するようにしましょう。マインドマップやロジックツリーを使って整理していくのもオススメです。

 

新人の場合は、議題についての知識が不足している場合もあります。共通認識の不足やズレがあると、誤った議事録を作ってしまいかねません。 議題についての基礎知識を鹿kり学んでから会議に臨むことも重要ですし、わからないところはメモに残しておいて、必ず会議後に上司に確認するようにしましょう。

 

・メモを編集して議事録を作成する

会議中のメモの取り方はある程度理解できたでしょうか? フォーマットを作って会議に臨むだけでも、これまでの議事録とは比べものにならないくらい立派なものが作れるはずです。

会議後には実際に議事録を作っていきます。作り方としては、フォーマットに沿って情報を整理していくことが基本になります。

 

しかし、その前に忘れてはいけない大事なことが3つあります。

・結論が一瞬でわかること
・重要なことが漏れていないこと
・具体的な行動が明確になっていること

 

会議自体は一部の人間で行われますが、決まった内容については会議に参加していない人も含めた全員で共有する必要があります。

冒頭でも述べましたが、議事録は「みんなが未来を見て歩き始めるための地図」としての役割もあります。そのため、わかりやすい内容に仕上げることを特に意識して仕上げていきましょう。

会議の内容を全て書き連ねていくだけでは、わかりやすい議事録にはなりません。情報の取捨選択や補足などを加えて、誰もが明確に次の行動を理解できるかを意識して作ってみましょう。

 

【ビジネススキルは会社で教えてもらえない。スキルを磨いて成長できるおすすめの独学方法】

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以上が、上手な議事録の作り方でした。議事録は会議内容を社内に伝達する上で非常に重要な役割を持ちますが、その作り方を正しく教えてくれる会社はほとんどありません。ですが、それは議事録の作り方に限ったことではないのです。

 

会計、マーケティング、マネジメント…ビジネスパーソンとしてより良い仕事をする上で必要なビジネススキルは、基本的に会社が教えてくれるものではありません。

 

会社は社員に成長しろと言います。結果を出せと言います。しかし、そのための方法を教えてはくれないのです。

では、どうしたら優秀なビジネスパーソンになれるのでしょうか? それは、独学して試行錯誤していくしかありません。社会においては「自分で学んでいける人」しか成長できないのです。

 

もちろん、仕事の中で学びや気付きがあって成長できる機会もあります。在職期間が長ければ役職も上がって成長できているようにも思えるでしょう。

しかし、それだけでは「明確な自分のビジネススキル」と言えるものは身についていきません。結果として市場価値も上がらないのです。

 

ビジネススキルを身につけるためには、体系的にビジネスを学ぶ必要があります。そのためには本やセミナーに参加して独学するのも1つのです。今はビジネスを動画で体系的に学べるサイトも多く、多くのビジネスマンが勉強のために使っています。

 

動画は本よりもわかりやすく、セミナーよりもコスパが良いので今後さらにビジネスマンの勉強方法として一般化されるでしょう。

 

・自分のビジネススキルをもっと高めたい
・人間として成長したい
・仕事で成果を上げれる人間になりたい

このように高い意識を持って仕事に望んでいる方は、自分でビジネスを体系的に学んで行かなければなりません。

 

ビジネスを学べるオススメの動画サイトについては、下記の記事で紹介しています。よかったら参考にしてみてください。

 

 

この記事が少しでも参考になれば幸いです。

 

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