社会人の基礎スキルの1つ「報連相」。報告・連絡・相談という簡単な作業であるにも関わらず、実は多くの社会人が苦手としています。
上司から「君は報連相ができていない」と怒られたことがある人は少なくないのではないでしょうか？ 多くの若手社員が上司から報連相のやり方について怒られた経験を持っているようです。
ただでさえ、どのように報連相すれば良いかわからないのに、怒られたらさらに苦手意識がついてしまいますよね。そもそも意味が似ていて違いがわかりません。
この記事では、報連相が苦手な人に向けて、上司との上手なコミュニケーションの取り方をお伝えします。
報連相が苦手な人には、大きく分けて3つの原因があります。その理由と解決策を知ることで、皆さんの報連相スキルは圧倒的に向上します。
苦手意識もなくなり、仕事の一部として簡単にこなすことができるでしょう。
ぜひ参考にしてみてください。
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【報連相（報告・連絡・相談）は社会人の基本？】
報連相とは、報告・連絡・相談の頭文字を取ったもので、社会人としての基礎スキルの1つです。それぞれの定義は以下の通りです。
報告と連絡は、作業の進捗と情報の「共有」が目的です。相談はちょっと目的が異なり、問題への取り組み方や課題発見へのアプローチ方法に対しての意見を求める行為になります。
相談の方法については別途「仕事の聞き方がわからない理由とコツを解説｜自分で考えろと怒られるのはなぜ？」で解説していますので、そちらも参考にしてみてください。
報連相が必要不可欠だと言われる理由は、仕事というものが基本的には1人で完結しないからです。
ビジネスは会社や部署など、チームで目標に向かって進むものです。チームで働く上ではコミュニケーションは非常に重要ですよね。その手段の1つが報連相なのです。
「報連相を徹底しろ」と職場で何度も何度も言われますが、みんなで働く上で欠かせない非常に重要なコミュニケーション手段なのだと認識しておきましょう。
1つ1つの仕事には必ず目的があります。
営業に行くのは会社の売り上げ目標を達成するためですし、会計の仕事をするのは会社の収支をしっかりと把握するためです。より小さい1つ1つの仕事にも、それぞれ目的がありますよね。
その目的を管理しているのが上司です。そして、私たちは上司（最上位は経営者）の設定する目標のために働いているのです。マネジメントする側は、部下からの報連相がないと目標の管理ができません。
1つ例を挙げましょう。
30日以内に10件の成約を得るという目標があります。その目標を達成するためには、目安として3日に1件のペースで進めなくてはいけませんよね。
15日時点で5件以上達成できていればそのペースで進めていけます。しかし、2件しか取れていなければ残りの15日で8件の成約を獲得しなければいけません。
そうなると、残りの15日の作戦や行動方法を変える必要が出てきます。
15日時点で報連相をしておけば、上司としても軌道修正する方法を考えることができます。やり方を変えて1日2件ペースで成約が取れるようになれば、30日時点で従来の目標を達成することができるでしょう。
しかし、報連相がなかったらどうでしょうか？ 期限の日まで一度も報告せずに、目標も達成できていないことになりますよね。
目標が達成できないと収益が上がりません。さらに、上司をはじめとしたチーム全員の評価を下げることにもなります。
報連相はただの報告ではありません。チームで仕事をする上でとても重要な仕事なのです。まずはそのことを理解しておきましょう。
【報連相ができない人の特徴｜怒られるのが怖いから？ 】
報連相ができない人たちの特徴には大きく分けて以下の3つがあります。
・上手に伝えられない
・実は無駄だと思っている
皆さんも当てはまるのではないでしょうか？ それぞれ詳しく解説します。
・怒られたくない
報連相をして褒めてもらえるのであれば、誰もが積極的に報連相をしているでしょう。しかし、実際のところ良い報告ばかりができるわけではありませんよね。
・報連相をしても何を伝えたいかわからないと怒られる
・相談したら自分で考えろと怒られる
このように、「報連相＝怒られるもの」という意識の人が多いようです。報連相は怖いと思っていたら、どうしても苦手になってしまいます。
しかし、「怒られるからしない」というのは情けない行動と言わざるを得ません。
・上手に伝えられない
報連相はちゃんとしているのに、上司から「何が言いたいかわからない」と言われた。それが原因で「自分は下手なんだ」と思い、報連相に苦手意識を持ってしまった方も多いようです。
何をどう伝えるかが明確でなければ、話ががまとまらずに相手に伝えにくいですよね。まずはいきなり上司に報連相しに行くのではなく、5W1Hでまとめるところから始めてみましょう。
・何について伝える？
【詳細】
・何が
・いつ
・どこで
・誰が
・なぜ
・どのように
まずは結論を明確にし、その中で伝えるべきことをこうしたフレームで考えます。その際、必ずしも全てを使う必要はありません。
また、5W1H以外にも、「主張+根拠3つ」のようなフレームも相手に伝わりやすくなります。
うまく喋れない方は伝達手段を変えても良いでしょう。
上司の前に立つと緊張してしまいますよね。そういう場合は、メールで報連相してもいいですし、カンペを作って読むということでも解決できます。
・実は無駄だと思っている（重要性を理解していない）
3つ目の特徴は、そもそも報連相そのものに意味がないと心のどこかで思っているパターンです。
自分は予定通り仕事を進めているから別にしなくていいでしょ。時間の無駄だし。
このような感じです。
正直、私も最初はこのように思う時もありました。しかし、仕事は1人でしているわけではありません。逆に言えば、自分という人間はチームの中の1つの駒なんです。そして、それを管理するのが上司です。
仕事は「チームで動いているプロジェクト」だと思ってみてください。自分1人が報連相しないことで周りに迷惑をかける可能性があると容易に想像できますよね。
仕事は1人ではできません。チームが円滑に回るために必要だったり、上司がプロジェクトをマネジメントするために必要なのであれば、勝手に意味がないと判断してはいけないのです。
報連相が苦手だと思っている方はこうした原因に当てはまるのではないでしょうか？
それならば、こうした問題はさっさと解決してしまいましょう。なぜなら、ビジネスの現場で働く上では、報連相は必須のスキルだからです。好き嫌いではなく、「しなければいけないこと」なのです。
では、どのようにすれば苦手を克服して上手な報連相ができるようになるのでしょうか？ あっさり改善できる報連相の方法がありますので、そのやり方をご紹介します。
>>【苦手克服】コミュニケーション能力を鍛える5つの方法｜ビジネスで必須のコミュ力はトレーニングで改善できる
【上手な報連相のやり方｜怒られないためのポイントを解説】
ここまでの内容で、報連相が仕事において必要だということは認識していただけたでしょうか？
・チームで働くということはプロジェクトの管理をしている人がいるということ
・管理するためにはメンバーからの報連相が必須だということ
マネジメントをする側になったと想像してみると、その重要性がイメージ出来ると思います。前提条件として、まずは報連相の重要性を腹に落としましょう。
その上で、上手な報連相を行う方法をお伝えします。ポイントは2つです。
この3つだけで報連相がスムーズにできるようになります。それぞれ解説します。
・報連相はメールで送る
頭で考えていることを上司にきちんと報告をするというのは、意外と難しいことです。上手くまとめることができなかったり、上司を前にすると緊張してしまいますよね。
頭の中を整理しながら上手に話せる人もいれば、文章にすることで箇条書きなどを使ってわかりやすい報告ができる人もいます。話すのが苦手ならば文章の方が良い報連相ができるでしょう。
また、メールであれば相手の読みたいタイミングで読むことができます。上司の邪魔をしなくて済むということです。
直接上司のところに行って「今いいですか？」と言っても、タイミングによっては上司の機嫌が悪いときがあります。
そんな状態だとさらに緊張して思ったように話せなくなり、結果としてまた怒られることになるかもしれません。
報連相を直接するのが苦手なら、メールでしてみましょう。
・報連相する内容は5W1Hで整理する
報連相は簡潔にきちんと内容を伝えなければなりません。はっきりしなかったり、本題から逸れた話をすると「お前の報連相はわかりにくい」と言って怒られてしまいます。
そうならないために準備をしましょう。報連相といえども、適当ではいけません。
この5W1Hが基本的な型となります。
整理するのが苦手な方は、この基本的な型に沿って内容を作ってみてください。これを繰り返すうちに、自然と簡潔でわかりやすい報連相ができるようになります。
・仕事のコツは「成果を上げることよりも円滑な人間関係を築くこと」だと知っておく
ビジネスの世界では、成果を上げることが大事だと思っている方もいるかもしれません。しかし、上手に働くコツは仕事の成果以上に人間関係の構築が重要です。
今日も穏やかに pic.twitter.com/VGOL4xAMGA
— 秋田道夫 (@kotobakatachi) December 15, 2022
これが本質です。そして、そのためには報連相が何よりも重要。周りを無視して自分の仕事だけをしていても評価されません。
そのことを認識して仕事に取り組むようにしましょう。
>>【苦手克服】コミュニケーション能力を鍛える5つの方法｜ビジネスで必須のコミュ力はトレーニングで改善できる
【仕事で自信がもてなくて不安。ネガティブな気持ちを克服するには？】
報連相が苦手と思っている人は、「報連相で怒られるのが怖いから上手に出来るようになりたい」と感じているでしょう。
しかし、報連相の仕方がわかっただけでは本質的な悩みは解決していません。このままでは仕事ができて認められる人間にはなれないのです。
私もかつて、苦手だった報連相を克服するために勉強をしました。しかし、報連相の仕方がわかっても全然仕事が出来るようにはならなかったのです。
報連相が出来るようなりたいという思いの裏には、
・もっと認められたい
・同期と比べて劣っていると思われたくない
・早く仕事が出来るようになって昇級したい
・上司に迷惑をかけたくない
・いつまでも怒られたくない（褒められたい）
このような思いがあるはずです。
報連相はそのための1つの方法でしかありません。あなたが本当に望んでいる姿は、
・仕事が出来て周りに認められ、信頼されること
・優秀な仕事ができるようになって、仕事のストレスなく自信を持って働けること
こうしたことではないでしょうか。
報連相だけではなく、仕事全体の質が上がらないことには認めてもらえません。実は報連相の仕方で怒られているのではなく、仕事内容に満足してもらえていないから怒られているのかもしれないのです。
とは言え、毎日の仕事をしているだけでは体系的なビジネススキルは身につきませんし、売れているビジネス書を読むことも仕事の成果には繋がりにくい。
実は多くの人は、仕事の成果に繋がるビジネススキルを磨くための最適な勉強法を知らないのです。
私は書店員時代からビジネス誌担当として、ビジネスの情報収集や学び方について研究してきました。そして、ビジネスの勉強は動画サイトを使うのがもっとも効果のある方法だという結論に至りました。
ビジネススキルを学べる動画サイトには、書籍よりもわかりやすくビジネス系のセミナーよりも安価で学べるという特徴があります。何よりもテーマごとに「ビジネスの思考法」や「実践で使えるスキル」が体系的にまとめられているのが最大のメリットです。
営業の仕事の方なら営業に必要なスキルを、総務や経理の仕事の方ならその仕事に必要なスキルを学ぶことができます。まさに、仕事の成果に直結するビジネススキルが学べる方法なのです。
動画サイトで学び始めてからは、明らかに「明日の仕事で使える考え方やスキル」が学べるようになりました。動画コンテンツというのは非常に効率的な学び方だと言えます
「売上を上げるための考え方の型」や「伝わるプレゼンテーションのルール」を勉強したら自分がどう変わると思いますか？
仕事が出来るようになって周りに認められるでしょう。今までわからなかった仕事のコツがわかるので、自分に自信が持てるはずです。
さらに、自信がついて周りからの信頼も感じられれば、仕事に行くのが楽しくなるかもしれません。
逆に、いつまでも仕事の仕方がわからずにうだつの上がらない社会人でいたくないですよね。
自分で勉強をしなければ、30代や40代になっても自信が持てず誰からも信頼されないままです。成果が出せなければ市場価値も上がらないので、そのまま人生が詰んでしまいます。
私はビジネスを学ぶなら「ビジネス動画サイト」をおすすめします。
実際に使ってみた感想などを以下の記事で紹介していますので、今より仕事の出来る人間になりたいという方はこちらもご覧ください。
この記事が少しでも参考になれば幸いです。
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